Perda de contratos e acesso de pessoas não-autorizadas são alguns dos riscos de não gerenciar documentos. Confira outras situações que podem prejudicar sua empresa e como contorná-las.
No mundo empresarial em constante evolução, a capacidade de acessar, organizar e compartilhar informações de forma eficiente e com velocidade é uma das chaves para manter a competitividade.
O primeiro passo é o gerenciamento eficaz de documentos. Esse processo pode parecer uma tarefa simples, mas subestimar sua importância pode resultar em sérios riscos e consequências para as operações de uma organização, inclusive financeiras e jurídicas.
Neste artigo, abordaremos o impacto direto que a negligência no controle de documentos pode ter em empresas de todos os tamanhos e setores – das indústrias aos prestadores de serviços externos.
Mas, não se preocupe: mostraremos também como sistemas e ferramentas adequadas ajudam você e sua equipe a administrar diferentes arquivos rapidamente e, é claro, com muita segurança.
Afinal, o que é gestão de documentos?
A gestão de documentos é o processo que envolve diferentes etapas para organizar contratos, arquivos digitais, fotos e outras informações essenciais para a operação de uma empresa. São elas:
- Captura;
- Armazenamento;
- Organização;
- Controle de acesso.
O objetivo principal é garantir que as informações estejam disponíveis para as pessoas certas no momento certo, promovendo eficiência, conformidade e tomada de decisões baseadas em dados. Resumindo: é manter aquilo que é valioso de uma forma acessível e segura.
Por que administrar contratos e outros documentos?
A gestão de documentos vai muito além do que simplesmente guardar e organizar papéis em pastas. Ela proporciona um melhor controle sobre quem pode acessar e modificar informações, garantindo a conformidade com regulamentos e padrões de segurança de dados.
A velocidade em encontrar dados importantes é outro ponto de destaque. Em um mundo onde a informação é uma moeda valiosa, o gerenciamento de arquivos eficaz se tornou uma peça fundamental para a eficiência operacional e o sucesso empresarial. Portanto, entender o que é gestão de documentos e como implementá-la de forma eficaz é vital para qualquer organização que busque se manter competitiva.
4 riscos de não gerenciar documentos empresariais
Quando documentos não são gerenciados de forma eficaz, surgem perigos que vão desde a perda de informações cruciais até a exposição a violações regulatórias. Estes riscos podem impactar negativamente a produtividade, a reputação e até mesmo a sobrevivência de uma organização.
1. Perda de contratos e formulários importantes
Contratos assinados, acordos comerciais e formulários de serviços prestados são a espinha dorsal de qualquer empresa. Quando esses documentos desaparecem, seja intencionalmente ou por erro humano, a organização fica vulnerável a processos judiciais e, consequentemente, a perda da confiança dos clientes.
Além disso, a perda de formulários importantes também prejudica a eficiência operacional. Em ambientes onde os colaboradores estão trabalhando externamente, a incapacidade de acessar ou atualizar formulários essenciais pode resultar em atrasos operacionais e erros críticos. Isso afeta diretamente a qualidade do serviço prestado e a satisfação do consumidor.
2. Acessos de pessoas não-autorizadas
Quando informações confidenciais caem nas mãos erradas, os resultados podem ser desastrosos. Contratos, acordos comerciais e documentos financeiros frequentemente contêm dados sigilosos que podem ser explorados por terceiros mal-intencionados, resultando em fraudes, extorsões ou até mesmo vazamentos de informações sensíveis.
Hoje, com a LGPD implementada em todos os setores econômicos brasileiros, aumenta-se também o risco de processos milionários devido ao vazamento de dados sigilosos.
3. Falta de visibilidade
A falta de visibilidade significa a falta de capacidade que uma empresa tem sobre resultados reais. Quando uma organização não consegue saber quantos formulários de serviços externos foram preenchidos e por quem, por exemplo, tem dificuldade em entender quais colaboradores têm sido mais produtivos, quais tipos de chamados ocupam maior tempo dos técnicos e outras informações que poderiam ajudar a alocar melhor recursos e até orientar novas contratações.
Resumidamente, afeta a tomada de decisões assertivas e baseadas em dados e não em “achismos”.
4. Gasto excessivo com papel e impressão
Empresas que dependem de contratos e formulários impressos têm gastos que são facilmente calculados, como compra de papel e tinta para a impressora. Porém, existem outras despesas ocultas, como:
- Maior necessidade de espaço físico;
- Manutenção de impressoras;
- Materiais de escritório de apoio, como pastas e folhas de plástico para proteger os documentos.
Além disso, a impressão em papel contribui para o impacto ambiental, aumentando a pegada de carbono da empresa. A transição para a digitalização de documentos não apenas reduz esses gastos desnecessários, mas também ajuda a empresa a adotar práticas mais sustentáveis.
Transforme sua gestão de documentos com um software especializado
Os riscos de não gerenciar documentos são altos, não é mesmo? Mas, com um software especializado é possível contorná-los e capturar, armazenar, organizar e acessar documentos de maneira rápida e segura. Ou seja, iniciar a transformação digital na empresa.
A adoção de um software de gestão de documentos não apenas otimiza as operações internas, mas também ajuda a manter a conformidade com regulamentações e normas, aumenta a eficiência operacional e contribui para uma tomada de decisões mais informada.
O Videnci é um destes softwares, porém que conta com um diferencial exclusivo: é 100% customizável e adaptável para os mais diferentes segmentos empresariais, do industrial às facilities. Em um mesmo sistema você poderá organizar formulários, checklists, fotos de serviços prestados e muito mais.
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