A gestão do conhecimento é um processo de grande importância para qualquer empresa, independentemente de seu tamanho ou segmento de atuação. No setor de construção civil, torna-se indispensável que ela ocorra de maneira adequada, já que o mau gerenciamento das informações prejudica a produtividade dos colaboradores e pode gerar atrasos nas obras.
Uma pesquisa feita pela FMI Corporation estima que os trabalhadores da construção civil perdem até dois dias inteiros de trabalho por semana, buscando por informações sobre o projeto e resolvendo problemas que poderiam ser evitados. Somente em 2018, o retrabalho causado por esses problemas chegaria a custar mais de 31 bilhões de dólares à indústria de construção nos Estados Unidos.
Quer entender melhor como funciona a gestão do conhecimento na obra e por que ela é importante? Acompanhe a leitura!
O que é?
O processo de gestão do conhecimento no canteiro de obras consiste em registrar de forma adequada e otimizar o uso das informações importantes, seja sobre projetos específicos ou sobre processos internos. Essas informações podem vir de diversas fontes, como o conhecimento próprio dos colaboradores, as planilhas, os sistemas empresariais e a documentação do projeto.
É essencial que todos os colaboradores tenham acesso a esses dados para que possam desempenhar seu trabalho de forma satisfatória. Isso porque, quando o conhecimento não é compartilhado, surgem problemas de comunicação que levam a falhas, como:
- tarefas sendo executadas de maneira errada;
- retrabalhos, como uma mesma tarefa sendo feita mais de uma vez;
- falta de controle por falta dos gestores e supervisores de campo;
- diminuição da produtividade devido à necessidade de buscar pelas informações úteis etc.
Qual é a importância da gestão do conhecimento na construção civil?
Quando é feita uma boa gestão do conhecimento nas empresas de construção civil, há uma melhoria geral no desempenho das equipes e nos processos, o que aumenta a competitividade do negócio. Veja, a seguir, quais são alguns dos principais benefícios que ela propicia.
Cumprimento de prazos
Com todos os colaboradores sabendo exatamente o que e como deve ser feito, é possível evitar perdas de tempo, que trazem dificuldades para cumprir com o cronograma e os prazos do projeto. Assim, os clientes ficam mais satisfeitos, e a empresa consegue entregar mais projetos em menos tempo, o que aumenta a lucratividade.
Redução de custos
Os retrabalhos gerados por falhas de comunicação não trazem apenas perda de produtividade, mas também impactam a saúde financeira da empresa. Processos mais claros e bem-documentados evitam erros que podem levar à extrapolação do orçamento previsto para a obra, como desperdício de materiais e mão de obra ociosa.
Maior independência
Os colaboradores da empresa são uma grande fonte de conhecimento sobre os processos internos, já que lidam com eles diariamente e têm muita experiência acumulada. Porém, quando não é feita a gestão do conhecimento, as informações acabam ficando retidas a apenas algumas pessoas e inacessíveis aos demais membros da equipe.
Com o compartilhamento adequado das informações, elas se tornam acessíveis a todos igualmente, fazendo com que os colaboradores fiquem mais independentes e confiantes para realizar seu trabalho da forma correta.
Quais são as melhores práticas para uma boa gestão do conhecimento?
Para se fazer a gestão do conhecimento na empresa, deve ser realizado um diagnóstico para saber como as informações estão sendo gerenciadas no momento. Com base nisso, fica mais fácil estabelecer metas e ações para atingir os resultados esperados. Algumas das principais práticas que podem ser implementadas são listadas a seguir.
Adotar um sistema de gestão de obras
A pesquisa feita pela FMI Corporation mostrou que os problemas de comunicação e a falta de informações adequadas sobre o projeto representam 48% de todo o retrabalho em canteiros de obras nos Estados Unidos.
Uma das principais causas desse problema é a falta de uma plataforma integrada que permita que todos os membros da equipe comuniquem-se entre si e compartilhem informações importantes. Além disso, a pesquisa mostrou ainda que mais da metade dos executivos esteja adotando tecnologias para melhorar a gestão das informações e torná-las mais acessíveis e precisas, aumentando a produtividade da equipe.
Essas são umas das principais funções de um software de otimização de processos no setor da construção civil. Ele permite armazenar em um só lugar todo o conhecimento necessário para que as obras sejam executadas com excelência, de forma organizada e de fácil acesso para todos os membros das equipes. Algumas de suas principais funcionalidades são:
- diário de obras digital, que é bem mais eficiente que o diário em papel e facilita a geração de indicadores;
- controle de gastos, que permite acompanhar os custos da obra em tempo real;
- validação de certificações, que traz a garantia de que os colaboradores têm as competências necessárias para a execução das tarefas atribuídas, por meio da visualização de cursos e certificações que ele possui;
- chat integrado, que facilita a resolução de dúvidas e evita erros na execução das tarefas;
- geração de relatórios automáticos, que auxiliam no acompanhamento e na análise de métricas e na tomada de decisões na empresa;
- criação de ordens de serviço completas e workflow de atividades, que facilitam o entendimento e guiam o trabalho da equipe de campo, além de otimizar o controle por parte dos gestores.
Usar dispositivos móveis
Ao escolher um sistema de gestão de obras, é importante certificar-se de que ele seja compatível com os principais dispositivos móveis do mercado. Isso porque a possibilidade de acessar o sistema por meio de tablets e smartphones aumenta a produtividade, já que as informações podem ser consultadas e atualizadas em tempo real, onde quer que o colaborador esteja.
Porém, é necessário que o sistema disponibilize também funções que possam ser utilizadas offline, já que nem todos os canteiros de obras terão acesso à internet.
Padronizar as ações
Quando as ações e os processos não são padronizados, o conhecimento fica retido somente na cabeça dos colaboradores, que já sabem o que funciona ou não com base em sua experiência. Porém, caso eles se desliguem da organização, o conhecimento acaba sendo perdido já, que os processos não estão devidamente documentados.
Por isso, é importante manter um padrão de qualidade e registrar detalhadamente as ações necessárias para a realização das tarefas, tanto administrativas como no canteiro de obras. Assim, o conhecimento fica de posse da organização e pode ser repassado com facilidade para os novos colaboradores nos treinamentos, além de evitar erros nos processos devido às más interpretações.
Como você viu, a gestão do conhecimento é algo essencial para que a empresa funcione da forma ideal, sem gargalos nos processos e erros desnecessários. Um sistema de gestão de obras é uma ferramenta indispensável para atingir esse objetivo, já que traz funcionalidades pensadas especificamente para atender às necessidades do setor de construção civil.
