Checklists são uma ferramenta estratégica que organiza, em forma de lista de checagem, tarefas a serem realizadas, facilitando a visualização, proporcionando mais organização e praticidade para quem irá cumpri-las.
Eles são extremamente úteis ao contribuir para que um processo rotineiro seja feito da mesma maneira todas as vezes, do jeito mais ágil e correto possível, evitando que algo importante seja esquecido ou que a execução saia do padrão.
Quer saber mais sobre checklists e como eles podem melhorar os seus processos? Neste artigo, abordamos os principais pontos que você precisa conhecer sobre esse recurso.
Para que servem os checklists?
Os checklists podem ser usados em todo processo repetido com frequência e necessita de acompanhamento, como, por exemplo, uma ordem de serviço. Por isso, pode ser aplicado em diversos segmentos e nos mais variados processos.
Esses recursos podem ser elaborados tanto de maneira física, utilizando papel e caneta, quanto por meio de planilhas e até mesmo digitalmente, através de um software de checklists e formulários.
Processos que podem utilizar checklists
Abaixo, listamos alguns exemplos de processos nos quais os checklists podem ser utilizados dentro dos setores de comércio, serviço, indústria e construção civil.
Comércio: padronização de processos de estoque, liberação de vitrine, inauguração e manutenção de franquias, gestão de equipes e para qualquer procedimento operacional padrão (POP).
Serviço: ordens de serviço (internas e externas), controle de processos internos, gestão de limpeza, controle de qualidade e até para o plano de manutenção, operação e controle (PMOC).
Indústria: inspeção e manutenção de equipamentos, gestão de frotas, EPIs, controle de ativos e análise preliminar de risco.
Construção Civil: relatórios e outras atividades de rotina, como, por exemplo, o relatório diário de obra (RDO), que pode ser simplificado para facilitar a vistoria de acompanhamento de exceções e a entrega das obras.
Checklists: principais vantagens
Como mencionamos acima, os checklists podem ser poderosos aliados na organização de tarefas e se aplicam aos mais diversos tipos de processos. Com todas as tarefas devidamente registradas, as equipes podem conferir facilmente o que precisa ser feito, trazendo três principais vantagens:
- Assegurando de que nenhuma tarefa seja esquecida;
- Evitando perda de tempo tentando lembrar tudo o que deve ser feito;
- Minimizando chances de erro na hora da execução.
Os checklists também ajudam a acompanhar o andamento de um projeto, garantir o cumprimento de prazos e metas e reduzir custos.
As vantagens ficam ainda maiores quando falamos do checklist digital. Com ele, a lista de tarefas se torna ainda mais simples – o preenchimento é feito pelo celular ou computador, de forma mais ágil e fácil para quem está adicionando as informações.
O digital é mais eficaz também para manter um histórico das atividades realizadas e usar os dados para relatórios, o que será muito útil para otimizar ainda mais os processos da empresa.
Não podemos deixar de mencionar aqui a ausência de papel. Com o checklist digital, não só não há o estresse de lidar com papelada nem o risco de dano físico, como também é uma opção mais ecológica e sustentável.
Como começar a usar checklists
É fácil começar a implementar checklists na sua rotina. Se quiser algo mais básico, sem muitas funcionalidades, uma planilha pode ajudar, porém, as possibilidades de uso são mais limitadas.
Usar checklists em planilhas como as Excel incluem algumas restrições, por exemplo, inflexibilidade, design limitado, falta de automação, desafios na visualização do status, dentre outras limitações.
Ferramenta de checklist digital x planilhas
Mas se você está pronto para revolucionar os processos da sua empresa de maneira definitiva, a melhor opção é utilizar uma ferramenta de checklist digital.
Com ela, você ganha mais simplicidade e eficiência, contando com funcionalidades como notificações automáticas e análise de dados simplificada, além da disponibilidade de recursos avançados.
Pode ser difícil criar um documento do zero, por isso, recomendamos iniciar com um modelo pronto. O Videnci disponibiliza gratuitamente diversos modelos de checklists, inclusive um modelo de ordem de serviço. Você pode baixar o que mais se adequar ao seu negócio clicando aqui.
Um destaque importante da ferramenta de checklist digital é a possibilidade de planejamento detalhado de cada etapa, bem como a sistematização das tarefas, elencando prioridades.
Vale mencionar que a ferramenta de checklist digital possui uma vantagem exclusiva: ela pode ser integrada a outros mecanismos dentro da plataforma, facilitando ainda mais a centralização dos dados.
Automatize processos com o Videnci
O Videnci é um software pensado para digitalizar e simplificar os seus processos. Aqui, você conta com uma variedade de modelos de checklists e formulários para centralizar a coleta e análise dos seus dados de forma fácil e rápida.
Nossa ferramenta de checklist digital oferece uma variedade de possibilidades e recursos que otimizam o processo de inspeção e vistoria. Entre essas funcionalidades, destacam-se:
- Acesso offline: a capacidade de realizar inspeções mesmo em locais sem conexão à internet, garantindo a continuidade das operações em áreas remotas ou com conectividade limitada.
- Acesso ao banco de dados: integração total com um banco de dados centralizado, proporcionando acesso imediato a todas as informações necessárias.
- Monitoramento à distância: capacidade de monitorar e gerenciar a equipe remotamente, permitindo que supervisores acompanhem o progresso e tomem decisões em tempo real, independente da localização física.
- Incorporação de fotos: possibilidade de incluir fotografias comprobatórias diretamente nos checklists, oferecendo uma evidência objetiva das condições encontradas durante o trabalho.
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