Um checklist online é uma ferramenta que permite o acompanhamento das etapas de um determinado projeto ou serviço.
Muito provavelmente esse recurso já faz parte do dia a dia da sua empresa, mas vale ressaltar a importância de contar com um criador de checklist online para que o processo de controle seja o mais eficaz possível.
Com um construtor de checklist, há a garantia de que a ferramenta realmente se adeque às necessidades da sua empresa, já que checklists prontos podem não conter todos os campos a serem acompanhados, nem permitir a geração de relatórios que favoreçam as tomadas de decisão.
Quer entender como a customização de checklists pode ser benéfica para sua empresa, e qual criador de checklist será a melhor escolha para as necessidades do seu negócio? Então continue com a gente a seguir.
Para o que serve um criador de checklist online?
Que empresas de todos os tipos se beneficiam com o uso de checklists digitais, incluindo hotéis, construtoras, indústrias e as que realizam instalações de equipamentos, isso é um fato.
Ao mesmo tempo, não basta simplesmente incorporar qualquer checklist online no dia a dia operacional, visto que uma ferramenta sem personalização pode não conter todos os campos que precisam ser preenchidos.
Além disso, os checklists digitais comuns costumam ter funções limitadas, e então sua empresa não conseguirá colher todos os benefícios que essa ferramenta pode proporcionar, como o aumento da satisfação dos clientes, a produtividade da equipe técnica e a padronização de processos.
Por outro lado, quando a organização recorre a um criador de checklist online para o acompanhamento de atividades e processos, o checklist se integra inteiramente à realidade das equipes, e ainda permite a inclusão de funcionalidades adicionais que aumentam a eficácia desse recurso, como assinatura digital, inclusão de registros fotográficos e localização via GPS para comprovação de atividades.
Como usar um construtor de checklist
Para usar um criador de checklist online da melhor maneira, o primeiro passo a ser dado pela sua empresa é entender quais são as reais necessidades do seu time com essa ferramenta.
Com isso em mente, será possível ir atrás do software que ofereça a customização de checklists exatamente adequados ao que precisa ser acompanhado diariamente.
Outra ação necessária é mapear os itens que obrigatoriamente devem constar no checklist e qual deve ser a distribuição dos campos no formulário, além da definição de questões de conformidade e não conformidade.
Ao escolher um criador de checklist online, também é interessante que você verifique os recursos adicionais que podem ser incorporados à ferramenta. Dependendo do uso que sua empresa fará do checklist, pode ser necessário incluir fotos e campos para observações, por exemplo. A assinatura digital também é uma funcionalidade essencial para aumentar a segurança do checklist e das informações ali compiladas.
Principais tipos de checklist digital
Como dissemos anteriormente nesse texto, há vários tipos de checklists digitais existentes, incluindo vistorias veiculares e imobiliárias, acompanhamento de obras, manutenções preditivas, preventivas e corretivas, segurança do trabalho (incluindo formulários específicos de normas regulamentadoras) etc. Abaixo, os principais tipos de checklist:
APR
A Análise Preliminar de Risco, ou simplesmente APR, é um documento essencial para setores que precisam monitorar os riscos envolvidos em determinada atividade, além de preveni-los. É uma obrigatoriedade na construção civil, por exemplo.
Com um APR em formato de checklist é possível descrever todas as atividades e os riscos associados a elas, bem como as medidas de prevenção necessárias.
Ordem de serviço
Dentro das empresas prestadoras de serviços, a OS é um documento imprescindível, tanto para organizar as demandas dos colaboradores quanto para o controle interno da organização.
Como esse é um documento que deve concentrar uma grande quantidade de informações para formalizar um serviço, desde os dados do cliente até a descrição do trabalho prestado, é recomendável não depender de papel ou planilhas, já que com uma OS digital é possível manter um histórico detalhado de todos os clientes, além de gerar relatórios personalizados para cada atendimento.
Conferência de EPI
Construção civil, indústria e energia elétrica são alguns dos segmentos em que a utilização de EPIs é necessária para garantir a segurança dos trabalhadores.
Com um checklist online para conferência de equipamentos de proteção individual pode-se listar todos os EPIs que devem ser utilizados, a data em que o equipamento foi retirado pelo colaborador e a assinatura do responsável pela entrega dos itens de segurança.
Esse tipo de checklist online também pode conter um termo de responsabilidade, que é uma forma de o colaborador se comprometer a usar o equipamento que retirou, além de registro fotográfico, para uma confirmação adicional da entrega do EPI.
5 vantagens de usar um checklist online
Usar um checklist online é uma excelente forma de otimizar a rotina e aumentar a produtividade das equipes, melhorar a qualidade dos serviços prestados e reduzir custos operacionais. Além dessas, há 5 outras vantagens importantes de se utilizar um checklist digital:
Segurança dos dados
Com a utilização de checklists online, os dados incluídos nos formulários ficam armazenados na nuvem, facilitando o acesso através de smartphones, tablets e computadores, além de aumentar a segurança no controle dessas informações.
Legibilidade das informações
Quando um funcionário preenche manualmente um checklist usando papel, nem sempre as informações ficam legíveis, o que pode acabar gerando erros de interpretação, além de atrasos no controle de informações.
Com um checklist online, a legibilidade das informações está sempre garantida, principalmente ao serem complementadas com recursos extras como o registro fotográfico.
Integração com outros setores da empresa
Os checklists online podem ser compartilhados em segundos entre diferentes equipes, facilitando a ordem de execução dos serviços e o acompanhamento do progresso de diferentes projetos.
Não há o risco de perda dos dados
Checklists de papel costumam gerar problemas recorrentes, além da já citada ilegibilidade. Dependendo da forma como o documento for armazenado, as informações podem se desgastar e há o risco de rasuras, o que acaba por comprometer um registro eficiente das atividades realizadas. Em contrapartida, um checklist online elimina esses riscos.
Agilidade no repasse de informações
Checklists de papel ou feitos em planilhas do Excel demoram a ser preenchidos e exigem várias tarefas manuais em sequência, como transferir as informações para um sistema ou compartilhar a planilha por e-mail.
Diferentemente dos checklists digitais, que são automatizados e compartilháveis em segundos, seja com outros membros da equipe ou com o cliente que solicitou um serviço.
Como o Videnci pode ajudar sua empresa a implementar um checklist online
Até aqui você já deve ter percebido o quanto um checklist online pode ser útil no dia a dia da sua empresa, certo? E com tantos criadores de checklists digitais no mercado, como escolher o mais eficiente para gerenciar as atividades do seu time?
O Videnci é uma das ferramentas mais completas do mercado quando o assunto é criar checklists digitais que atendam às necessidades da sua empresa.
Esses formulários podem ser criados do zero, com a ajuda de algum dos vários modelos prontos de checklist digital disponibilizados pelo Videnci, ou montados a partir de um PDF que a empresa já possua.
Os checklists online podem ser customizados com a inclusão de documentos e fotografias, além da assinatura digital, para que se tornem uma ferramenta de controle ainda mais segura, e permitem a geração de relatórios em segundos, facilitando as tomadas de decisão.
Além do armazenamento em nuvem, os checklists online do Videnci também funcionam offline, ou seja, mesmo que os colaboradores estejam sem conexão à internet o preenchimento das informações não fica comprometido. Com o Videnci você dá adeus aos processos burocráticos e desorganizados e diz olá à revolução digital. Aproveite para solicitar uma demonstração gratuita da ferramenta e comece a simplificar sua gestão com um construtor de checklist intuitivo e eficiente.
