A gestão da qualidade é um dos principais pilares para o sucesso de qualquer empresa. Afinal, garantir que seus processos estejam em conformidade com as normas e padrões, além de satisfazer as necessidades e expectativas dos clientes, é fundamental para manter a competitividade no mercado.
Nesse contexto, a coleta de dados se torna uma parte essencial da gestão de qualidade, permitindo uma análise precisa e detalhada dos processos e, consequentemente, a identificação de oportunidades de melhoria.
A coleta de dados pode ser uma tarefa bastante complexa e exige um grande esforço da equipe responsável. Além disso, a análise dos dados pode ser prejudicada caso haja erros na coleta ou na interpretação das informações. É nesse ponto que a folha de verificação se mostra uma ferramenta valiosa.
Por isso, vamos falar mais neste artigo sobre o que é a folha de verificação e como você pode utilizá-la no dia a dia da sua empresa.
O que é folha de verificação?
A folha de verificação é uma das ferramentas mais utilizadas e simples de aplicar. Ela também é conhecida como lista de verificação, checklist ou lista de recolhimento e entre outros.
Esse formulário é utilizado para padronizar e facilitar a coleta de dados, além de uniformizar a verificação e execução de processos. Através dessa ferramenta, é possível garantir que tudo seja conferido adequadamente, evitando erros e inconsistências nos resultados.
Uma das principais vantagens da folha de verificação é permitir a visualização clara dos dados coletados, facilitando a tomada de decisão e o planejamento de ações corretivas.
Dessa forma, os gestores podem identificar rapidamente onde estão os problemas e tomar medidas para corrigi-los antes que causem impactos na qualidade do produto ou na satisfação do cliente.
Além disso, é possível usar esse documento como uma ferramenta para treinamento dos colaboradores, fornecendo explicações claras e objetivas do funcionamento dos processos, incentivando a melhoria contínua e desenvolvendo competências técnicas importantes para a equipe.
Para que serve a folha de verificação?
A folha de verificação é uma ferramenta bastante útil para as empresas, pois, ajuda a coletar dados precisos e confiáveis sobre o processo de produção. Com essa ferramenta, é possível identificar problemas e pontos de melhoria, aumentando a eficiência do processo e reduzindo desperdícios.
Ao verificar a distribuição do processo de produção, a folha ajuda a garantir que as especificações do produto estejam sendo cumpridas da forma correta.
É possível coletar dados de amostras de produção em tempo real e verificar as variações nos produtos, por exemplo, permitindo que a equipe tome medidas preventivas para que não afete o padrão de qualidade.
Ajudar a identificar problemas, reduzir desperdícios e garantir que as especificações do produto estejam sendo cumpridas são as funções principais de uma folha de verificação.
Por isso, é fundamental que as empresas invistam em treinamentos para a equipe e implementem essa ferramenta em seus processos produtivos.
Quais são os tipos de folhas de verificação?
Existem diferentes tipos de folhas de verificação para diferentes funcionalidades. Logo, é sempre bom ficar atento para qual atende e faz mais sentido para as demandas do seu negócio.
O primeiro tipo é utilizado para a distribuição de frequência de um item, em que a folha permite que os dados sejam classificados exatamente no momento em que são coletados, para entender a interferência da variável no processo.
O segundo tipo é utilizado para a classificação de defeitos, a qual permite listar a quantidade de defeitos para cada item inspecionado, evidenciando a frequência de cada defeito e possibilitando uma análise dos dados para auxiliar na otimização das ações corretivas.
O terceiro tipo de folha de verificação é utilizado para localizar defeitos, não apenas mostrando o número de defeitos, mas também identificando exatamente onde o problema está ocorrendo. Isso permite a identificação e o registro da localização física das não conformidades, defeitos, acidentes ou outros tipos de observação.
Por fim, o quarto tipo de folha é utilizado para acompanhar etapas, permitindo o controle por parte dos gestores do cumprimento de tarefas, condições e prazos. Esse tipo de folha é simples e amplamente utilizado em diversos setores.
Quando usar uma folha de verificação?
Ao utilizar essa ferramenta é possível obter uma percepção rápida da situação, auxiliando na redução de erros e prevenindo sua recorrência. A padronização das informações proporciona maior confiabilidade ao processo, fundamentando as ações de melhoria.
A folha pode ser empregada para:
- Distribuição do processo de produção: para verificar se a medida de um item está de acordo com o esperado, é possível realizar o controle da produção por meio de amostragens. Essa técnica consiste em coletar uma amostra representativa do processo produtivo para análise e verificação da conformidade das medidas.
- Padronização de informações: utilizando para garantir a uniformidade na coleta e registro de dados, evitando inconsistências e ambiguidades nas informações.
- Verificação de itens defeituosos: é possível identificar itens que apresentam defeitos ou não conformidades, entende sua frequência e localização, permitindo a tomada de ações corretivas.
- Causas de defeitos: a folha de verificação pode ser aplicada na identificação das causas raiz de defeitos, possibilitando a implementação de ações preventivas.
- Coletar dados sobre a frequência ou padrões de eventos: com a folha fica mais fácil de coletar e analisar dados sobre a ocorrência de eventos, permitindo a visualização melhor de tendências e padrões.
- Coletar dados de um processo de produção: podendo ser utilizada para coletar dados sobre um processo produtivo, auxiliando na identificação de possíveis gargalos e oportunidades de melhoria.
- Verificar a execução do processo: verificar se as atividades de um processo estão sendo executadas conforme o esperado, permitindo a identificação de desvios ou gargalos.
- Delegar tarefas facilmente: utilizar para delegar tarefas e monitorar o andamento das atividades, permitindo o acompanhamento do progresso e a identificação de possíveis problemas.
Como fazer uma folha de verificação?
Embora não haja um modelo de folha de verificação padrão, é possível seguir alguns passos para criar uma. Aqui vão algumas dicas:
Defina o objetivo da coleta de dados
Para isso, é necessário identificar quais análises são necessárias para suprir a necessidade em questão. É possível utilizar métodos como o brainstorming para essa definição. A partir dessa decisão, é possível entender quais dados devem ser coletados e quais informações são essenciais na folha de verificação.
Monte a lista, com os campos para registros
Como visto antes, existem diversos tipos de folhas, como folhas de verificação simples, folhas de coleta de dados em série, folhas de verificação por amostragem, entre outras. É importante entender qual desses tipos melhor se encaixa na conjuntura em questão para montar a lista com campos fundamentais.
Elaborar folha autoexplicativa para o preenchimento
Para facilitar o preenchimento da folha de verificação, é importante que seja clara e objetiva, para que o responsável não tenha nenhum problema na hora de preencher e que não seja necessário uma pessoa para ficar explicando o que deve ser feito, pois não é esse o intuito.
Conscientização para a coleta
É importante também conscientizar as pessoas envolvidas na coleta de dados sobre a importância dessa atividade e sua relação com o objetivo a ser alcançado. É possível fazer isso através de palestras, treinamentos e reuniões de alinhamento com a equipe.
Execução de pré-teste
Antes de iniciar a coleta de dados propriamente dita, é fundamental realizar um pré-teste da folha de verificação. O pré-teste pode ser feito com um grupo reduzido de pessoas, escolhidas de forma aleatória, para que seja possível identificar possíveis problemas na folha e corrigi-los antes do início da coleta
Fazer coleta dos dados
No momento da realização da coleta dos dados é importante que esse processo seja feito de forma cuidadosa e rigorosa, para que os dados coletados sejam precisos e confiáveis. Por isso é importante seguir as instruções previamente definidas e observar todos os detalhes e nuances que possam influenciar os resultados.
Em resumo, a criação de uma folha de verificação envolve a definição do objetivo da coleta de dados, a escolha do tipo de folha, a construção da folha e a orientação e teste da coleta.
Com esses passos, é possível utilizar a folha de verificação de forma eficiente para coletar e analisar dados de forma organizada e otimizada.
Exemplo de folha de verificação
A folha de verificação é uma ferramenta simples e eficaz para coletar e registrar dados de forma organizada e padronizada. Para utilizá-la, basta definir quais são os itens que serão verificados e anotar a frequência com que eles ocorrem.
Por exemplo, se você deseja verificar a frequência com que determinado produto apresenta defeitos, pode criar uma folha de verificação com uma lista dos possíveis defeitos e anotar quantas vezes cada um deles ocorre durante um determinado período de tempo.
Outro exemplo seria o uso de uma folha de verificação para monitorar a temperatura de um processo industrial. Nesse caso, você poderia criar uma folha de verificação com uma lista de temperaturas específicas e anotar a frequência com que cada uma delas é registrada durante o processo.
Aqui separamos um exemplo simples para ficar mais claro a compreensão:
| Tipo de defeito | Verificação | Total |
| Medida | |||| |||| |||| |||| | 16 |
| Mancha | |||| |||| |||| |||| |||| |||| |||| |||| | 32 |
| Alteração na cor | |||| |||| | 8 |
| Desenhos borrados | |||| |||| |||| |||| |||| |||| |||| |||| |||| |||| | 40 |
| Outros | 96 |
Depois de coletar e analisar os dados, é possível observar que na empresa em questão o problema mais recorrente é durante a produção dos desenhos. Sendo assim, é recomendado que a empresa considere a possibilidade de utilizar outras ferramentas para resolver esse problema, a fim de melhorar a eficiência e a qualidade da produção.
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