Facilities é um termo em inglês que pode ser traduzido como “instalações” ou “facilidades”. Ele faz referência a todos os recursos e serviços necessários para apoiar as atividades de uma empresa ou organização.
Esses serviços incluem infraestrutura física (edifícios, escritórios, instalações de armazenamento, equipamentos e mobiliário) e serviços de apoio (limpeza, manutenção, segurança, recepção, telecomunicações e tecnologia da informação).
O objetivo das facilities é garantir que a organização tenha tudo o que precisa para funcionar efetivamente e atender às necessidades de seus funcionários, clientes e usuários.
Nesse sentido, as empresas geralmente contratam especialistas em instalações para gerenciar esses recursos e serviços, a fim de garantir que as operações diárias ocorram sem problemas e de forma eficiente.
No blog de hoje, vamos entender o que é gestão de facilities e como isso pode ser útil para as empresas.
O que é gestão de facilities?
Entendido o que é facilities, podemos compreender o que é a gestão de facilities. Esse conceito tem a ver com a prática de gerenciar os recursos e serviços necessários para apoiar as atividades de uma empresa ou organização, como limpeza e manutenção, por exemplo.
Assim, a gestão de facilities envolve o planejamento e supervisão de todos os aspectos relacionados às instalações físicas e serviços de apoio, com o objetivo de garantir que a organização tenha tudo o que precisa para operar de forma eficiente e eficaz.
Dessa maneira, as responsabilidades da gestão de facilities podem incluir:
– Gerenciamento de orçamento e despesas relacionadas a instalações e manutenção;
– Supervisão de serviços de limpeza, manutenção, segurança, recepção, telecomunicações e tecnologia da informação;
– Planejamento e coordenação de mudanças nas instalações físicas, como reformas e mudanças de layout;
– Gestão de contratos com fornecedores de serviços e suprimentos relacionados às instalações;
– Monitoramento e manutenção de equipamentos e sistemas de segurança e tecnologia da informação.
É importante frisar que a gestão de facilities pode ser realizada por uma equipe interna de funcionários ou por uma empresa terceirizada contratada pela organização. Em ambos os casos, a gestão de facilities é essencial para garantir que as operações diárias da organização ocorram sem problemas.
Por que a gestão de facilities é importante para as empresas?
A gestão de facilities é importante para as empresas por várias razões. Vejamos algumas delas:
Garantir a eficiência operacional
A gestão de facilities ajuda a garantir que as instalações físicas e os serviços de apoio estejam funcionando corretamente e de maneira eficiente. Isso evita interrupções nas operações diárias e a minimiza o tempo de inatividade, aumentando a produtividade.
Redução de custos
Essa gestão também pode ajudar a reduzir os custos associados à manutenção e operação das instalações. Ao planejar com antecedência e gerenciar adequadamente as despesas, as empresas podem economizar dinheiro a longo prazo.
Aumento da segurança e proteção
A gestão de facilities inclui a manutenção de sistemas de segurança, como câmeras de segurança, alarmes e controle de acesso. Dessa forma, esse processo também ajuda a proteger a empresa, seus funcionários e bens.
Melhoria na experiência do cliente e satisfação do funcionário
Instalações bem gerenciadas e serviços de apoio eficientes podem melhorar a experiência do cliente de forma orgânica e, inclusive, aumentar a satisfação do funcionário.
Assim, esses fatores podem levar a uma maior fidelidade do cliente e uma equipe de funcionários mais produtiva.
Atender às exigências regulatórias
A gestão de facilities pode ajudar a garantir que a empresa esteja em conformidade com as normas e regulamentos aplicáveis, incluindo regulamentos de segurança e saúde no trabalho.
Tipos de serviços gerenciados por facilities
A gestão de facilities envolve uma ampla variedade de serviços que visam garantir a eficiência operacional e a manutenção de instalações e equipamentos de uma empresa. Alguns exemplos de serviços gerenciados por facilities incluem:
Limpeza e higienização
A gestão de facilities é responsável por garantir que as instalações sejam mantidas limpas e higienizadas. Nesse sentido, a contratação de uma equipe de limpeza para realizar tarefas de limpeza diárias, semanais e mensais faz parte desse processo.
Portaria e recepção
A gestão é responsável por gerenciar a equipe de portaria e recepção para garantir que os visitantes sejam recebidos de forma amigável e eficiente.
Isso pode incluir a contratação e treinamento de pessoal, o gerenciamento de agendas de visitantes, a supervisão das atividades diárias da equipe e a garantia de que os equipamentos necessários estejam em bom estado de funcionamento.
Segurança pessoal e patrimonial
A gestão de facilities também garante a segurança pessoal e patrimonial da empresa, incluindo a contratação de uma equipe de segurança para monitorar a entrada e saída de pessoas e o controle de acesso às áreas restritas.
Nesse sentido, a instalação de câmeras de segurança, a realização de treinamentos de segurança para funcionários e a coordenação de respostas a emergências, como incêndios, também fazem parte do escopo de atividades desse ramo.
Manutenção predial e de equipamentos
A gestão de facilities é responsável por garantir que as instalações e equipamentos sejam mantidos em bom estado de funcionamento.
Esse processo inclui a contratação de uma equipe de manutenção para realizar reparos e manutenção preventiva, a gestão de contratos de manutenção com fornecedores externos, a coordenação de reformas e atualizações de instalações e equipamentos e o gerenciamento de suprimentos necessários para a manutenção.
Quais são as tendências para a gestão de facilities?
A gestão de facilities é uma área que está em constante evolução e adaptação às novas necessidades e tecnologias. Algumas tendências atuais para a gestão de facilities incluem:
- Automação: a automação de processos e serviços é uma tendência crescente na gestão de facilities. A utilização de tecnologias como inteligência artificial, internet das coisas (IoT) e automação robótica de processos (RPA) podem ajudar a melhorar a eficiência e qualidade dos serviços prestados, além de reduzir os custos.
- Sustentabilidade: a sustentabilidade é uma preocupação crescente na gestão de facilities, especialmente no que se refere à redução do consumo de energia e água, gerenciamento de resíduos e uso de materiais ecológicos. As empresas estão buscando cada vez mais soluções sustentáveis para as suas instalações, visando reduzir o impacto ambiental e também melhorar a imagem da empresa.
- Flexibilidade e mobilidade: Com o aumento do trabalho remoto e flexibilidade de horários, as empresas estão repensando a gestão de suas instalações para se adaptar a essas novas formas de trabalho. A gestão de facilities precisa ser mais flexível, com soluções que permitam aos funcionários trabalharem em diferentes espaços, como espaços de coworking e escritórios compartilhados.
- Análise de dados: A análise de dados é uma tendência crescente na gestão de facilities, permitindo que as empresas tomem decisões baseadas em dados. A utilização de ferramentas de análise pode ajudar a identificar áreas de melhoria, otimizar o uso de recursos e melhorar a eficiência dos serviços prestados.
Essas são apenas algumas das tendências atuais na gestão de facilities, que estão em constante evolução. A adoção dessas tendências pode ajudar as empresas a melhorar a eficiência dos seus serviços, reduzir custos, melhorar a experiência dos usuários e atender às necessidades em constante mudança do mercado.
Como implementar um programa de gestão de facilities eficiente?
A implementação de um programa de gestão de facilities eficiente requer uma abordagem abrangente e bem planejada. Ao seguir essas etapas, você pode criar um programa de gestão de facilities eficiente que ajudará a melhorar a eficiência, a segurança e a experiência do usuário em suas instalações.
1. Defina seus objetivos
Antes de começar a implementar um programa de gestão de facilities, é importante definir claramente os seus objetivos. O que você espera alcançar com o programa? Quais são as principais áreas que precisam ser melhoradas? Definir objetivos claros e mensuráveis ajudará a orientar o programa e avaliar seu sucesso.
2. Avalie suas necessidades
Avalie suas necessidades de facilities para identificar as áreas que precisam de melhoria. Realize uma auditoria de suas instalações existentes para avaliar o estado atual dos serviços e identificar áreas de melhoria.
3. Desenvolva um plano de ação
Com base na avaliação das necessidades, desenvolva um plano de ação detalhado que aborda as áreas de melhoria identificadas. O plano de ação deve incluir metas específicas, prazos, recursos necessários e responsabilidades.
4. Desenvolva um orçamento
Desenvolva um orçamento realista para apoiar a implementação do programa de gestão de facilities. O orçamento deve incluir os custos associados à implementação do programa, bem como os custos contínuos de manutenção e suporte.
5. Treine sua equipe
Treine sua equipe para garantir que eles possuam as habilidades e conhecimentos necessários para apoiar a implementação do programa de gestão de facilities. Isso pode incluir treinamento em habilidades técnicas, comunicação e segurança.
6. Monitore e avalie o desempenho
Monitore e avalie regularmente o desempenho do programa de gestão de facilities para garantir que ele esteja atingindo seus objetivos e para identificar áreas adicionais de melhoria. Use os dados coletados para ajustar e melhorar o programa ao longo do tempo.
Como avaliar a efetividade da gestão de facilities?
A avaliação da efetividade da gestão de facilities pode ser realizada por meio de várias métricas, como o nível de satisfação dos clientes, sendo este um indicador importante da efetividade da gestão de facilities, visto que sua metodologia inclui a realização de pesquisas de satisfação com os usuários finais das instalações.
Já a taxa de ocupação é um indicador-chave da efetividade da gestão de facilities e pode ser avaliada através da análise de dados de ocupação das instalações, tais como o número de locais vagos, ocupados e disponíveis.
Além disso, a redução de custos é um objetivo importante da gestão de facilities e pode ser avaliada através da análise de dados financeiros. Analise o orçamento e os gastos do programa de gestão de facilities para avaliar a efetividade das medidas tomadas para reduzir os custos.
Assim, esses indicadores podem ser usados para avaliar a efetividade da gestão de facilities e identificar áreas de melhoria. É significativo, portanto, monitorar regularmente esses indicadores e realizar ajustes no programa de gestão de facilities conforme necessário para garantir a eficácia contínua.
A tecnologia para auxiliar a gestão de facilities: conheça o Videnci
Um aplicativo de gestão de atividades e equipes, como o Videnci, pode ser muito útil na gestão de facilities, pois automatiza processos e simplifica o gerenciamento de tarefas.
Com o Videnci, você pode programar atividades via App e agendar manutenções preventivas e corretivas, permitindo que a gestão verifique qual a melhor possibilidade para alocação de recursos para as atividades necessárias.
Nós também realizamos o gerenciamento de solicitações de serviços e abertura de chamados dos usuários através do Portal do Cliente, permitindo o registro, acompanhamento e resolução de problemas, bem como fornecer atualizações em tempo real para os usuários.
Outra vantagem é que, por meio do nosso Painel de Atividades, o gestor monitora equipes de campo, viabilizando o acompanhamento do trabalho dos técnicos, a comunicação em tempo real entre as equipes, bem como a atribuição de tarefas e o monitoramento do serviço prestado.
Também possibilitamos o gerenciamento dos ativos das instalações, identificando equipamentos e materiais e monitorando sua localização e uso.
Por fim, o Videnci também ajuda a analisar dados e fornecer informações úteis sobre o desempenho da equipe, a eficácia das atividades de gestão de facilities e a identificação de áreas de melhoria.
De forma prática, simplificamos a gestão de facilities, permitindo a automação de processos e o acompanhamento em tempo real das atividades, além de fornecer informações úteis para a tomada de decisões.
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