Seja qual for o tipo de serviço prestado pela sua empresa, um documento imprescindível para o melhor controle das atividades e a orientação da equipe responsável é a ordem de serviço, também chamada de OS. Melhor ainda se você contar com um modelo de ordem de serviço, garantindo a padronização das informações registradas.
Ao padronizar o preenchimento da ordem de serviço, sua empresa torna mais eficiente o histórico de atendimentos prestados, o que contribui para uma melhor gestão estratégica e tomadas de decisão mais bem embasadas.
Continue a leitura para conhecer os principais tipos de ordem de serviço existentes – e entender quais os mais apropriados para o segmento em que a sua empresa atua – além de conferir algumas dicas para montar a OS ideal.
O que é uma ordem de serviço?
A ordem de serviço é um documento que formaliza a prestação de serviços, mas ela vai além do registro das atividades realizadas.
Com uma OS bem elaborada, a empresa garante um alinhamento eficiente entre os clientes e a equipe técnica, pois traz um detalhamento das tarefas executadas, a apresentação do problema e a solução sugerida, as peças utilizadas no serviço e o orçamento de cada atividade.
Principalmente quando a empresa utiliza um modelo de ordem de serviço e padroniza as informações de cada atividade, a equipe técnica consegue se planejar melhor para a realização das atividades.
Através da ordem de serviço também é possível comprovar que as tarefas foram efetivamente realizadas conforme o combinado, e atestar a qualidade do serviço final.
Para que serve a ordem de serviço?
A ordem de serviço pode ser usada para diferentes finalidades e em diversos segmentos, incluindo manutenções, instalações e vistorias.
Justamente pela versatilidade do documento é que um modelo de ordem de serviço é tão importante, garantindo que a OS esteja personalizada de acordo com o tipo de tarefa e as necessidades do cliente.
Entre os principais objetivos de uma ordem de serviço estão:
- Orientar a equipe técnica sobre a execução do serviço, incluindo peças e EPI’s necessários, por exemplo;
- Acompanhar quanto tempo leva para cada serviço ser realizado, o que permite entender o nível de produtividade da equipe e fazer possíveis adequações em futuros contratos, para garantir prazos mais realistas;
- Ter o registro e a comprovação dos serviços executados através de recursos adicionais como registro fotográfico de “antes e depois” e checklist de conformidade
O que deve constar em um modelo de ordem de serviço?
Começando pelas informações básicas que devem constar em um modelo de ordem de serviço, destaque para:
- Número da ordem de serviço
- Identificação do prestador de serviços
- Identificação do cliente
- Identificação do profissional responsável
- Local, data e hora da prestação do serviço
- Descrição do serviço que será realizado
- Discriminação das peças necessárias
- Valor a ser cobrado
- Formas de pagamento
- Assinatura de todos os envolvidos
Embora muitas empresas utilizem uma ordem de serviço simples contendo somente essas informações, você pode ir além do que o mercado já pratica e construir um modelo de ordem de serviço mais completo e personalizado.
Neste caso, eis alguns campos adicionais que podem ser incluídos no formulário:
- Total de horas trabalhadas ou os horários de início e fim das atividades
- Problema solucionado ou não resolvido pelo serviço
- Recomendações para novas visitas ou serviços adicionais
- Status das atividades
- Registro de antes x depois
- Identidade visual, tanto da empresa quanto do cliente atendido
Tipos de ordem de serviço
Como dissemos anteriormente, as ordens de serviço podem ser bastante variadas, atendendo a segmentos específicos com mais eficiência. Alguns dos modelos de ordem de serviço mais comuns incluem:
Ordem de serviço de manutenção
Esse tipo de ordem de serviço pode ser tanto de manutenção corretiva (quando um cliente abre um chamado para consertar um defeito em um equipamento, por exemplo) quanto de manutenção preventiva, nos casos em que se segue um planejamento de vistorias e adequações
Ordem de serviço de instalação
A OS de instalação é destinada para demandas pontuais em que seja necessário instalar um equipamento ou um sistema, tanto para atender clientes residenciais quanto comerciais.
Ordem de serviço técnico
Neste caso, a ordem de serviço ajuda a formalizar serviços como suporte técnico e configuração de software.
Ordem de serviço de infraestrutura
Outra OS conhecida é aquela destinada à manutenção de infraestrutura física, incluindo instalações elétricas, sistemas de climatização, circuitos de segurança, etc.
Além da finalidade, os tipos de ordem de serviço também podem ser divididos de acordo com a sua estrutura, entre eles:
- Ordem de serviço simples
- Ordem de serviço com registro fotográfico
- Ordem de serviço com checklist de não conformidade
- Ordem de serviço com fotos e checklist
- Ordem de serviço com sistema de pontos
Por fim, o modelo de ordem de serviço pode ser enquadrado ainda nos tipos físico, em planilhas ou digital.
No primeiro caso, a ordem de serviço impressa pode aumentar o risco de rasuras e problemas de legibilidade, além de não permitir a inclusão de imagens para registro do serviço prestado.
Uma ordem de serviço no Excel, embora permita um maior acompanhamento dos indicadores relacionados às atividades realizadas, tem como desvantagem a necessidade de preenchimento manual, deixando a atuação da empresa mais engessada.
Já a ordem de serviço digital é a opção mais moderna disponível, uma vez que automatiza o preenchimento de informações, garante a rápida inclusão de fotos e permite que a empresa registre as atividades mesmo sem acesso à internet.
Benefícios de padronizar e digitalizar a ordem de serviço
Quando a empresa padroniza sua OS através de um modelo de ordem de serviço, torna-se mais fácil acompanhar e comprovar as atividades realizadas, sem a necessidade de depender de acordos verbais ou da troca de mensagens.
Outra vantagem é que uma OS padronizada ajuda a ter um histórico detalhado dos clientes atendidos e da situação específica de cada equipamento, incluindo a quantidade de chamados, os serviços mais frequentes, as peças mais trocadas, entre outros. Todos esses dados facilitam a gestão estratégica e as tomadas de decisão.
Padronizar uma ordem de serviço também significa que as informações serão registradas sempre da mesma maneira, seja quem for o cliente atendido ou o profissional responsável.
Com um modelo de ordem de serviço em mãos, a equipe técnica sabe de antemão tudo o que será necessário para a execução das atividades, evitando correr o risco de precisar cancelar uma visita devido à falta de uma peça de reposição, por exemplo.
A padronização da OS também aumenta a satisfação dos clientes, pois garante a transparência dos serviços prestados.
Além de padronizar, também é interessante que a sua empresa digitalize o modelo de ordem de serviço, garantindo maior produtividade da equipe e uma gestão mais eficiente. Entenda os principais motivos para isso:
- Informações importantes, como o cálculo do tempo de atendimento e os valores dos materiais, são feitas de forma automática;
- A equipe técnica consegue acompanhar pelo aplicativo as suas demandas e as instruções para a realização do serviço, mesmo se não tiver acesso à internet;
- Os dados ficam armazenados na nuvem, evitando a perda de informações importantes;
- As informações das ordens de serviço ajudam a alimentar relatórios automatizados;
- As assinaturas são digitais;
- Determinadas questões marcadas como obrigatórias garantem que o serviço não possa ser concluído sem o seu preenchimento.
Facilite a criação do seu modelo de ordem de serviço com o Videnci
Para garantir a eficiência na organização das ordens de serviço da sua empresa, é importante contar com uma ferramenta customizável, de modo que o modelo de ordem de serviço utilizado consiga atender às necessidades do seu negócio e às exigências do seu cliente.
Com a ajuda do Videnci, uma plataforma 100% digital para a gestão de atividades, você tem acesso a um construtor de formulários com vários modelos prontos de checklists, incluindo ordens de serviço.
Mas se o nosso modelo de ordem de serviço não atender aos requisitos determinados pela sua empresa e seus clientes, também há a opção de fazer o upload de modelos em PDF e customizar os campos dentro do Videnci para que eles se adequem ao documento previamente utilizado, sem a necessidade de criar um formulário do zero, mantendo sua equipe e seus clientes satisfeitos.
Mais vantagens de usar o Videnci para organizar suas ordens de serviço:
- Geolocalização para designar tarefas e acompanhar as equipes em campo;
- QRCodes exclusivos para cada equipamento, permitindo acessar histórico de manutenções em segundos;
- Dashboard de resultados para um acompanhamento eficaz da performance das equipes;
- Exportação instantânea de relatórios para comprovar serviços realizados e o desempenho dos técnicos;
- Portal do Cliente customizável para acompanhar as atividades executadas e em andamento e abrir solicitações.
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