Na hora de gerenciar as equipes de limpeza, manutenção, segurança, entre outros serviços essenciais para o bom funcionamento da sua empresa, talvez você faça esse controle usando cadernos ou planilhas de Excel, mas é possível ir além na padronização dos processos com um software de gestão de facilities.
Com a ajuda da tecnologia, a gestão de facilities se torna mais assertiva ao garantir que os gestores tenham uma visão aprofundada de tudo aquilo que garante o bom funcionamento da empresa e o bem-estar de colaboradores e clientes, favorecendo a agilidade nas entregas, além da redução de custos.
Continue a leitura para conhecer diversos outros benefícios de implementar um software para a gestão de facilities e como escolher o melhor sistema.
O que é facilities?
Em tradução livre, o termo facilities significa facilidades, e tem relação com todos os serviços que facilitam o dia a dia da empresa e são essenciais para o seu bom funcionamento, mas que não estão ligados à atividade-fim da organização.
Vamos pensar, por exemplo, em um supermercado. A principal atividade da empresa será a comercialização de produtos, mas se as instalações estiverem sujas ou houver falhas na vigilância do estabelecimento, é provável que a sua equipe precise se desviar do core business para dar atenção aos serviços defeituosos. Para completar, são grandes as chances de os clientes preferirem fazer compras em outras lojas que ofereçam um ambiente mais confortável e seguro.
Os serviços de facilities podem ser divididos em duas áreas principais: hard service e soft service.
- Hard service: contemplam atividades relacionadas à infraestrutura física da empresa, incluindo serviços de manutenção corretiva e preventiva e inspeções em equipamentos de refrigeração, instalações elétricas e sistemas de combate a incêndio
- Soft service: abrange os serviços que têm relação com a conservação da empresa e o bem-estar de colaboradores e visitantes, como limpeza, recepção, vigilância e jardinagem
Abaixo, confira os principais exemplos de facilities:
- Limpeza
- Segurança
- Recepção
- Portaria
- Jardinagem
- Alimentação
- Entrega
- Recrutamento e seleção
- Bombeiro civil
- Manutenção predial
- Manutenção de equipamentos como ar-condicionado, elevadores e Circuito Fechado de TV (CFTV)
- Gestão de estoque
- Gestão de resíduos
O que é gestão de facilities?
Após compreender o significado de facilities, fica mais fácil entender no que consiste a gestão de facilities, ou facilities management.
Esse tipo de gestão é responsável pela administração integrada de todas as atividades essenciais para o bom funcionamento da empresa.
Quando todos os serviços são oferecidos com a qualidade necessária, as instalações permanecem seguras e em boas condições para manter o bem-estar dos colaboradores e clientes e evitar que as operações precisem ser interrompidas.
Algumas das principais vantagens de uma gestão de facilities bem-estruturada incluem:
- Redução de custos com manutenções e compra de insumos e maquinários
- Economia com encargos trabalhistas
- Aumento da agilidade na prestação de serviços
- Aumento da eficiência operacional
- Garantia de conformidade às leis e normas regulamentadoras
- Garantia da padronização de serviços
5 benefícios de utilizar um sistema na gestão de facilities
Toda gestão pode ser beneficiada com o apoio da tecnologia, e na área de facilities isso não é diferente. Ao utilizar um software para gestão de facilities é possível diminuir os erros operacionais, tomar decisões com maior embasamento e melhorar a comunicação entre as equipes, garantindo que todos os serviços sejam executados com a qualidade necessária e no momento certo.
Entenda abaixo as 5 maiores vantagens de implementar um sistema na sua gestão de facilities:
1. Garante a padronização dos serviços
Entre as ferramentas disponíveis em um software de gestão de facilities, os checklists são um recurso importante para garantir que os serviços sejam padronizados. Eles podem ser ajustados conforme as necessidades da empresa e incluir campos de não conformidade ou de preenchimento obrigatório para que nenhuma tarefa seja deixada de lado e as entregas sejam concluídas com o padrão de qualidade esperado.
2. Aumenta a produtividade das equipes
Diversos recursos disponíveis em um software de gestão de facilities contribuem para aumentar a produtividade dos prestadores de serviço, incluindo a criação de rotas mais efetivas para o atendimento de um chamado, evitando perdas de tempo no trânsito, além dos checklists digitais que evitam a necessidade de preenchimentos manuais e agilizam a prestação de serviços.
É possível citar ainda a melhora na comunicação entre as equipes, garantindo que todos os funcionários estejam a par do que acontece em um processo, evitando esquecimentos e retrabalhos.
3. Garante a transparência das atividades
Com um software de gestão de facilities é possível ter mais transparência nas operações, já que os gestores conseguem acompanhar as tarefas dos prestadores de serviço, verificar os prazos de abertura e conclusão de chamados e entender os custos envolvidos nas ordens de serviço, entre muitas outras possibilidades.
4. Aumenta a satisfação dos clientes
Através do software de gestão de facilities, as equipes conseguem antecipar problemas e corrigi-los a tempo, evitando a necessidade de interrupções operacionais. Além disso, com a correta gestão dos serviços garante-se que as instalações da empresa estejam sempre em bom estado, o que ajuda a transmitir uma imagem positiva da organização e a fidelizar os clientes.
À medida que a satisfação dos usuários aumenta, a gestão de facilities gera valor para o negócio e o torna mais competitivo no mercado.
5. Torna as ordens de serviço mais eficientes
A gestão de facilities se torna mais eficiente quando e-mails, fichas de papel, planilhas do Excel ou mensagens de WhatsApp são substituídas por ordens de serviço digitais.
Com a centralização das OS digitais no sistema, fica mais fácil gerenciar os serviços prioritários e encaminhar os técnicos certos para cada atividade, bem como entender o tempo de espera de cada chamado e saber em qual tarefa o prestador de serviço precisou dedicar mais tempo.
Simplifique sua gestão com o Videnci
Não sabe qual o melhor software de gestão de facilities para a sua empresa? Confira abaixo os principais recursos disponíveis no Videnci e entenda por que essa pode ser a melhor opção para gerenciar com sucesso os serviços de facilities que o seu negócio utiliza:
- Criação de ordens de serviço dentro do sistema para acompanhar os atendimentos em tempo real e visualizar o histórico de chamados já concluídos e em espera
- Painel de atividades para acompanhar o trajeto das equipes através da localização GPS
- Construtor de formulários para criar checklists do zero ou personalizar documentos conforme a necessidade da empresa, permitindo gerenciar com facilidade desde o controle de estoque até a manutenção de equipamentos
- Realização de inspeções de rotina nos ativos com fotografia item por item
- Portal do Cliente para cadastrar ativos e fazer a abertura de chamados diretamente na plataforma
- Formulários com campos de verificação e fotografias para aumentar a segurança no local de trabalho, permitindo acompanhar, por exemplo, se os prestadores de serviço estão utilizando os EPIs adequadamente
- Automatização de envio de relatórios por e-mail e maior visibilidade em dashboards intuitivos
- Agendamento automático de manutenções para potencializar a conservação de máquinas e estruturas
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