Você sabe o que é o Relatório de Despesas de Viagem (RDV)? De forma simples, é um documento que reúne os itinerários, informações importantes e despesas realizadas em uma viagem corporativa.
Esse tipo de formulário é muito utilizado por indústrias, transportadoras e empresas que têm funcionários viajando constantemente.
E por que utilizar? O RDV pode registrar:
– Os itinerários da viagem;
– Os funcionários que estão viajando;
– Data de saída e de chegada;
– Tipos de transporte realizado e o custo de cada deslocamento;
– Hospedagem utilizada e o custo de cada uma delas;
– Gastos com alimentação;
– Gastos pontuais, como entrada em eventos e lavanderia, por exemplo.
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Ou seja, o formulário de despesas de viagem é o ideal quando falamos em controle de custos, uma vez que o funcionário se compromete a preenchê-lo e anexar as notas fiscais de cada estabelecimento/local que passou no seu itinerário.
Mas qual a melhor forma de estruturar esse documento? É o que veremos no tópico a seguir!
Papel? Não! Bem-vindo ao mundo dos checklists digitais!
Se você ainda faz a gestão das viagens da sua empresa no papel, é possível que você esteja perdendo – e muito – em qualidade e confiabilidade dos dados coletados.
O papel, por natureza, é um material que pode se deteriorar, principalmente quando tem contato com umidade ou até mesmo pela atuação de agentes físicos, inclusive ao ser manipulado pelos humanos.
Além disso, documentar informações em papel pode significar perdê-las a qualquer momento. Segundo pesquisas, 1 documento é perdido a cada 12 segundos nas organizações.
O custo também é algo a ser considerado. Além de não ser a opção mais sustentável, visto que a produção de uma tonelada de papel consome de 50 a 60 eucaliptos, utilizar esse material pode comprometer até 20% do seu faturamento.
E qual a solução? O uso de checklists digitais! Com essa ferramenta, você abandona o uso de papéis e pode tornar o RDV da sua empresa 100% digital.
Vejamos como estruturar esse documento digitalmente:
1 – Criação de um cabeçalho de identificação
Utilizando uma plataforma digital, você pode estruturar um cabeçalho que faça sentido para o seu relatório de despesas de viagem, inserindo:
– Nome e dados da sua empresa;
– O itinerário da viagem;
– Identificação do(s) funcionários(s);
– Data de saída e chegada.
2 – Descrição dos gastos
Como falamos no primeiro tópico do conteúdo, esse tipo de relatório é feito justamente para controlar os valores gastos em uma viagem corporativa.
Dessa maneira, no corpo do formulário é necessário que quem está viajando descreva e anexe as notas fiscais/recibos de todos os gastos.
Quanto melhor descrita for as informações, mais fácil é a interpretação do relatório. É por isso que utilizar uma plataforma digital é tão vantajoso: além de conseguir anexar as notas fiscais item a item no relatório, você pode descrever cada atividade da viagem, tornando o trabalho do RH mais simples.
3 – Assinatura do documento
É importante, tanto para a empresa quanto para o funcionário, que o documento seja devidamente preenchido e assinado.
Com a ajuda da tecnologia, você pode adicionar uma assinatura digital manualmente ou por e-CPF, o que for melhor para você. Ainda, para documentar a aprovação dos gastos, o gestor também pode assinar o documento, o que gera maior confiabilidade do relatório.
4 – Envio para o setor responsável
Após o relatório de despesas de viagem ser preenchido, é preciso enviá-lo para o setor responsável para que passe por conferência.
Utilizando uma plataforma digital, você pode enviá-lo diretamente por e-mail ou por WhatsApp, a depender da necessidade.
Por que escolher o Videnci para digitalizar seu Relatório de Despesas de Viagem?
Conforme descrevemos no tópico anterior, utilizar uma plataforma digital é essencial para um RDV completo e otimizado.
E por que escolher o Videnci? Veja as funcionalidades que fazem a diferença ao estruturar um Relatório de Despesas de Viagem:
– Automação de atividades: preencheu seu RDV e precisa mandar pro RH? Automatizamos todos esses passos com fluxos de trabalho e o envio ocorre de forma automática via e-mail. Caso o RH tenha alguma consideração, o formulário volta automaticamente para você preencher com as informações solicitadas.
– Formulários padronizados: no Videnci você pode começar um formulário do zero, com um layout personalizado ou enviar para o sistema um modelo pré-existente e preencher normalmente, mantendo as mesmas informações e customizações já presentes no documento.
– Fotografia item a item: para cada item descrito como um gasto, você pode adicionar a fotografia do recibo ou nota fiscal, deixando seu RDV extremamente organizado e de fácil interpretação.
– Localização via GPS: para delimitar seu itinerário, utilize a localização georreferenciada nos nossos formulários.
– Assinatura digital: seja por e-CPF ou manualmente, você pode assinar o documento em menos de segundos dentro do aplicativo.
– Aplicativo on e offline: está passando por uma área sem 3G/4G ou Wi-Fi e precisa preencher um item do formulário? Não tem problema, o Videnci funciona offline! Assim que você chega a um local com rede, as informações são carregadas automaticamente para que você não perca nenhum dado.
– Dados compilados em relatórios automáticos: o quão desgastante é compilar dados em planilhas, não é? No Videnci, após o preenchimento do formulário, você tem à disposição o relatório na hora, sem perder tempo analisando e organizando informações no Excel!
Bacana, não é? O que acha de testar ainda hoje e digitalizar os processos da sua empresa? Queremos te ajudar a entrar de vez no mundo digital!
