O Procedimento Operacional Padrão, ou simplesmente POP, é um documento que poderia ser descrito como um manual de instruções ou mesmo como uma receita. Seu objetivo é guiar os processos da empresa, garantindo que as tarefas sejam executadas corretamente e de forma padronizada.
Ele é especialmente eficaz em empresas que envolvem um rigoroso controle de qualidade ou uma conformidade com normas regulamentadoras, incluindo indústrias, negócios da área da saúde como hospitais e laboratórios, empresas de serviços e comércios.
Ao longo desse artigo você poderá entender como esse documento funciona na prática e aprenderá a montar o POP mais adequado às suas operações. Boa leitura!
O que é um Procedimento Operacional Padrão?
O Procedimento Operacional Padrão também é conhecido pela sigla POP e fornece um roteiro detalhado sobre a forma como determinadas atividades devem ser realizadas.
Imagine, por exemplo, que um colaborador está saindo de férias ou que haverá um treinamento dentro da empresa. Nessas situações, ao consultar o POP, o funcionário que cobrirá as férias ou os colaboradores que passarão pelo treinamento saberão exatamente a forma como os processos devem ser feitos.
Essa é apenas uma exemplificação de como o documento pode ser utilizado, mas é possível implementá-lo de várias outras maneiras, conforme você poderá conferir alguns tópicos adiante.
Seja qual for a finalidade do documento, é importante que ele seja criado por alguém que está inteiramente envolvido com o processo detalhado no POP. Além disso, deve conter informações claras para que não restem dúvidas sobre o funcionamento dos processos.
10 benefícios do POP para empresas
O objetivo do Procedimento Operacional Padrão (POP) é garantir que todos os envolvidos em uma tarefa “falem a mesma língua”. Isso significa que todos saibam exatamente quais processos devem ser seguidos, a ordem correta das etapas, os materiais a serem utilizados e os procedimentos de segurança necessários. Com o POP, as informações essenciais ficam claras para todos, contribuindo para o bom andamento e a segurança da operação.
Por ser um documento bastante detalhado, ele é capaz de trazer diversos benefícios para o dia a dia da empresa, tais como:
- Padronizar processos
- Diminuir a incidência de erros
- Evitar retrabalhos
- Eliminar desperdícios
- Aumentar a produtividade da equipe
- Garantir a excelência operacional
- Aumentar a satisfação do cliente
- Melhorar a comunicação da equipe
- Otimizar o tempo dos colaboradores
- Permitir que funcionários e gestores se dediquem às atividades estratégicas
5 tipos de POP
Diversos tipos de atividades podem ser padronizados, o que significa que há vários tipos de POP à disposição da sua empresa, basta encontrar aquele que melhor se adeque aos processos e às necessidades do seu negócio. Entre os principais tipos de Procedimento Operacional Padrão que existem é possível citar:
POP de qualidade
Seu objetivo é controlar a qualidade da produção, prevenindo erros na linha e evitando a fabricação de produtos com defeitos.
POP de segurança
Serve não apenas para evitar acidentes, instruindo os funcionários sobre a utilização de EPIs, por exemplo, como também para orientar os colaboradores sobre como eles devem agir em situações de emergência. Outra finalidade desse POP é comprovar as instruções de segurança em auditorias.
POP de armazenamento
Orienta os colaboradores sobre o armazenamento adequado dos produtos, incluindo métodos corretos e prazos de estocagem, para evitar desperdícios e prevenir acidentes.
POP de produção
Detalha os processos para garantir que os produtos estejam de acordo com o padrão de qualidade exigido e com as normas de comercialização.
POP de arquivamento
Serve para orientar o arquivamento de documentos como ordens de serviço, ATRs e relatórios, sendo útil diante de auditorias ou reclamações de clientes.
Itens obrigatórios em um Procedimento Operacional Padrão
Vamos entender tudo o que o seu POP precisa ter!
- Nome do procedimento, tarefa ou projeto
- Nome do responsável pela elaboração do documento
- Área ou local de aplicação
- Especificação das circunstâncias em que o POP deve ser utilizado
- Responsáveis pela tarefa (aqui devem constar os cargos e as funções, e não os nomes dos colaboradores, pois os funcionários podem sair da empresa ou mudar de setor)
- Lista de ferramentas e materiais necessários para a realização da tarefa
- Descrição das siglas presentes no documento
- Lista com documentação de referência para consulta
- Passo a passo do procedimento
- Indicação do local em que os dados ficarão armazenados
- Ano de criação e prazo para futuras revisões
O ideal é que o POP seja elaborado pelo colaborador que já executa aquele processo no dia a dia e esteja a par de tudo que o envolve. Ao criar o documento, vale seguir algumas orientações para garantir que o material seja o mais completo possível:
- Reunir a equipe responsável pelo processo em questão
- Mapear as etapas necessárias para a realização da tarefa a ser detalhada
- Estabelecer o objetivo do documento
- Definir o tipo de POP a ser utilizado
- Criar um checklist para facilitar o acompanhamento e a execução do processo
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Como o Procedimento Operacional Padrão é um documento detalhado, sua criação e edição manual podem ser bastante trabalhosas. Por isso, o ideal é produzir e gerenciar esse material digitalmente.
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